Руководство, координация, контроль и управление подчиненного структурного подразделения (секретари ресепшн (2), секретари ресепшн первого этажа (2), офис-менеджер (2), кофе-леди (1);
Координация администраторов дополнительных офисов;
Административного-хозяйственное сопровождение деятельности офисов компании;
Проведение аудита имеющихся поставщиков по административно-хозяйственной деятельности в части закупок (снабжение кофе-поинт, канцтовары, курьерские услуги, корпоративное такси, хозяйственные расходы) разрабатывать предложения по возможной минимизации расходов;
Документооборот со всеми действующими контрагентами по административно-хозяйственным вопросам (договора, счета, с/ф, акты, отслеживание выполненных работ, своевременные оплаты, решение конфликтных ситуаций и др.);
Осуществлять ведение бюджета по части административно-хозяйственных расходов и жизнеобеспечения Общества;
Составление бюджета кампании;
Осуществлять организацию и контроль закупок на все объекты;
Осуществлять инвентаризацию на всех объектах;
Осуществлять организацию сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, составления рынка товаров и услуг;
Организация внутренних мероприятий для сотрудников компании и работа, нацеленная на вовлеченность сотрудников в работу компании и развития HR бренда;
Контроль и организация выполнения заявок внутреннего корпоративного портала;
Организовывать переезд/перемещение сотрудников компании в новые помещения/здания;
Осуществлять разработку и поддержание стандарта обслуживания совещаний и комитетов с внешними контрагентами и управляющими партнерами, в том числе на объекте, в офисе продаж;
Контроль и организация работоспособности всех объектов и помещений офиса совместно с УК (свет, вентиляция, кондиционирование, водопровод и пр.);
Контроль и организация корпоративных мероприятий совместно со смежными отделами;
Руководство работами, направленными на благоустройство территорий (озеленение, уборка, торжественное украшение фасадов, проходных и т.д.)
Взаимодействие с УК бизнес-центра;
Аренда/открытие/поиск офисных помещений;
Организация клининга;
Организация ремонтных работ, включающая в себя ремонт бытовой техники, офисной мебели и внутренней отделки помещений;
Организация переездов (внешние и внутренние), и грузоперевозок (заказ транспорта, пропусков, организация и сопровождение грузчиков);
Контроль подготовки рабочих мест для выхода новых сотрудников.
Контроль и организация ведения договоров и оплат по автотранспортам Общества;
Контроль и организация сопровождения водителей по автотранспортам Общества;
Требования:
Опыт работы от 3 лет, желательно в строительной компании в аналогичной должности.
Необходимы навыки: Коммуникабельность, эмоциональный интеллект, тайм-менеджмент и личная эффективность, стрессоустойчивость, организаторские способности, умение создавать команду, стратегическое мышление, делегирование
Знание основных базовых офисных программ (Word, Excel,Outlook и пр.)