Обязанности:
1. Организация работы и графика директора:
· Полное ведение и координация календаря директора: планирование встреч, совещаний, переговоров и командировок.
· Подготовка ежедневного расписания и необходимых материалов на день.
· Организация совещаний (оповещение участников, подготовка повестки и техники).
· Встреча и сопровождение гостей и партнеров директора.
2. Документооборот и информационное обеспечение:
· Прием, регистрация, распределение входящей корреспонденции (почтовой, электронной, факсов) и контроль сроков ответа.
· Подготовка, оформление и отправка исходящих писем, приказов, служебных записок и других документов.
· Подготовка документов на подпись
· Ведение архива документов (электронного и бумажного), оперативный поиск необходимой информации.
· Набор, редактирование и проверка текстовых документов, презентаций, таблиц.
3. Коммуникации и связь:
· Прием и фильтрация входящих телефонных звонков, первичное информирование, переключение на соответствующих специалистов.
· Поддержание профессиональной коммуникации с сотрудниками организации, клиентами и внешними организациями.
4. Административно-хозяйственное обеспечение:
· Подготовка и организация рабочего места директора.
· Контроль за состоянием оргтехники в кабинете директора и переговорных, заказ канцелярии и расходных материалов.
· Организация командировок директора (бронирование билетов, отелей, оформление документов).
· Выполнение поручений директора в рамках компетенции.
Требования:
· Образование: Высшее (желательно — управление, документоведение).
· Опыт работы: От 3 года на аналогичной должности или в административной позиции.
· Профессиональные навыки:
· Свободное владение ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), опыт работы с офисной техникой.
· Грамотная устная и письменная речь.
· Навыки делового общения и телефонного этикета.
· Навыки ведения и оформления протоколов совещаний.
· Умение работать с большим объемом документов и информации.
· Знание английского языка на уровне Upper-Intermediate (B2) будет серьезным преимуществом.
· Основы делопроизводства.
· Личные качества:
· Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.
· Аналитический склад ума, умение работать с данными, структурировать информацию и выделять ключевые моменты.
· Высокая организованность, внимательность к деталям, исполнительность.
· Дисциплинированность, тактичность и конфиденциальность.
· Приятный внешний вид, коммуникабельность, инициативность в рамках задач.
· Умение предвидеть потребности руководителя и работать на опережение.
Условия:
· Оформление согласно ТК РФ, бессрочный трудовой договор.
• Соблюдение всех социальных гарантий согласно ТК РФ.
· Работа в офисе в непосредственном контакте с руководством.
· Полный рабочий день, возможен ненормированный график по необходимости.