Вакансия — Офис-менеджер

О компании:

Юридическое агентство «Довод» оказывает консалтинговые и юридические услуги для средних и крупных компаний в России и за рубежом. У нас есть представительство в Дубае, мы сопровождаем клиентов во внешнеэкономической деятельности.

Направления:

• налоговые споры и взаимодействие с ФНС;
  корпоративное право (слияния, покупки, регистрация и реорганизация ООО, уставные изменения);

• сопровождение деятельности компаний и корпораций;

• строительные и подрядные споры;

• взаимодействие с банками и госструктурами;

• сопровождение IT-компаний и маркетплейсов;

• защита интеллектуальной собственности.

Миссия агентства: совместными усилиями команды «Довод» выдавать доверителям готовый и полезный продукт.

Среди наших клиентов: АО “Мосинжпроект”, ООО “МИП-строй 1”, ПАО “Энергогарант”, ГУОВ, Аликсон Групп, Авелес, Potato, разработчики ПО и другие компании.

Наш коллектив состоит из 14 сотрудников. Мы работаем на позитивном настрое и с радостью готовы принять нового участника!

Обязанности:

1)Административная поддержка отдела юристов:

• Ведение календаря встреч и звонков старших юристов(задача - освободить старших юристов от технического ведения битрикса, таблиц задач и отчетов по клиентам ).

• Организация онлайн‑ и офлайн‑встреч, бизнес-мероприятий, регистрация и сопровождение.

• Ведение протоколов совещаний и информирование участников.

• Отслеживание статусов коммерческих предложений.

• Организация корпоративных мероприятий.

• Поиск и координация исполнителей для решения бизнес-задач юридического отдела.

• Оптимизация распределения нагрузки между сотрудниками.

• Организация и контроль выполнения задач сотрудниками заблаговременно.

• Выполнение персональных поручений старших юристов (около 20% времени).

• Участие в стратегическом планировании, планирование задач по проектам и распределение их по юристам.

2)Документы и коммуникации:

• Актуализация статусов по задачам с указанием конкретной стадии работы и вопросов по проекту, требующих решения.

• Подготовка отчётов и резюме по проектам.

• Регулярное предоставление обратной связи по выполненным задачам.

• Внедрение и контроль регламентов работы, наполнение регламентов.

• Поиск,систематизация информации, структурирование документов по запросу старших юристов.

• Поддержание актуальности чек-листов по проверке договоров, шаблонов и других внутренних документов.

3)Контроль клиентских процессов и внешних взаимодействий:

• Координация своевременной консультаций клиентов (телефон, email, личные встречи), отсутствие просроченных/потерянных задач и обратной связи от юристов клиентам.

• Сверка перечня задач по каждому клиенту с условиями договора, контроль своевременной оплаты услуг (напоминания, сверка).

• Организация взаимодействия с внешними экспертами и подрядчиками: патентные поверенные, судебные эксперты, иные структуры (запросы, передача документов, контроль исполнения).

Компетенции:

• Ориентированность на результат: задачи доводятся до конца, решения фиксируются, причины невыполнения документируются.

• Системный подход к работе, внимание к деталям, умение структурировать процессы и эффективно распределять задачи.

• Проактивность в решении и распределении задач, готовность задавать вопросы при непонятных моментах.

• Самостоятельное взятие ответственности за выполнение задач — как только появилась задача, сразу брать её на контроль и организовать процесс выполнения юристами.

• Умение слышать старших юрисотв и работать «руками старших юристов».

• Умение спокойно реагировать на негатив команды, поддерживать адаптацию новых сотрудников и упрощать рабочие процессы.

• Грамотное, этичное общение.

• Честность, открытость, инициативность и грамотная передача информации.

• Ориентация на долгосрочное сотрудничество, пунктуальность и соблюдение сроков.

Требования к профессиональным и личным качествам:

• Опыт работы ассистентом, администратором, офис-менеджером или в смежной роли от 3 лет.

• Уверенное владение ПК и современными онлайн-сервисами (Google-таблицы, Excel, CRM, мессенджеры).

• Умение работать в режиме многозадачности, с большим объёмом информации.

• Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь.

• Внимательность, организованность, системный подход.

• Активность, инициативность, пунктуальность, стрессоустойчивость.

• Будет преимуществом: опыт работы в юридической компании или администрировании юридических процессов, знакомство с договорной документацией.

Мы предлагаем:

• Стабильная белая заработная плата: 120 000 рублей, в дальнейшем повышение;

• Возможность роста до заместителя руководителя агентства. Возможно обсуждение формата партнёрских проектов;

• Сплочённый, дружный и сильный коллектив, где все помогают друг другу, страхуют и обучают;

• Комфортный офис в центре Москвы в 5 минутах ходьбы от метро Павелецкая, в 15 минутах ходьбы от метро Новокузнецкая/Третьяковская, метро Таганская также в пешей доступности, в живописной локации, возле водоотводного канала;

• Столовая с демократичными ценами и качественной домашней едой;

• График: 5/2, с 10:00 до 19:.00 в офисе (пн-чт), в пятницу можно удалённо;

• Официальное трудоустройство;

• Испытательный срок: от 2 недель до 3 месяцев (в зависимости от опыта);

• Обучение и поддержка на всех этапах адаптации и профессионального роста;

• Адекватное руководство, готовое дать обратную связь и обсудить ситуацию;

• Бонусы и премии пропорционально своему вкладу в общее дело.