Вакансия — Бизнес-ассистент

Юридическая фирма «ПРЕДМЕТНО» ищет бизнес-ассистента.
Мы — команда из 8 человек. Нужен человек, который возьмёт на себя офисную и операционную часть: документы, коммуникации, биллинг и взаимодействие с бухгалтерией, чтобы партнёры и юристы были сфокусированы на юридической работе.
Вакансия предполагает перспективы роста до управляющего фирмы (административные и финансовые функции, без юридической работы).

Обязанности:

1. Клиентские документы: готовить договоры и приложения по шаблонам, контролировать подписание и хранение. Контролировать своевременную оплату счетов.
2. Вести реестры и карточки в Битрикс24, следить за актуальностью статусов.
3. Взаимодействие с аутсорсинговой бухгалтерией: собирать первичку, передавать документы, отвечать на уточнения, помогать, чтобы отчётность собиралась без потерь и не в последний день.
4. Администрирование каналов коммуникации фирмы: электронная почта, ЭДО, телефон, аккаунты фирмы в мессенджерах и социальных сетях.
5. Организация встреч с клиентами (согласовывать слоты, вести календари)
6. Организация командировок сотрудников фирмы: покупка билетов, бронирование гостиниц, контроль за служебными расходами , ведение и систематизация отчетной документации.
7. Прием входящих обращений через цифровую телефонию (приложение на телефон), e-mail, WhatsApp, Telegram). Передача входящих обращений руководителям направлений.
8. Подготовка простых презентационных материалов по шаблонам, привлечение подрядчиков для более сложных задач.
9. Организация курьерских доставок, отправки и получения корреспонендции (поиск и заключение договоров с необходимыми службами, без непосредственных курьерских функций).
10. Взаимодействие с подрядчиками фирмы.

Требования:

1. Грамотная устная и письменная речь.
2. Умение (а лучше желание и любовь) работать с числами, финансами, таблицами excel.
3. Исполнительность, внимательность, аккуратность.
4. Вежливость, знание делового этикета и этикета общения.
5. Навыки работы с Битрикс24, ЭДО и бухглатерией/финансами будут вашим преимуществом.

Условия:

1. Современный офис, м. Петроградская.
2. Официальное оформление по трудовому договору, полностью белая заработная плата.
3. Современные методы работы компании, возможность работать с сервисами и ПО, необходимыми для комфортной и современной работы (Bitrix24, Zoom, нейросети и пр.).
4. Полный рабочий день (5/2) с 09:30 до 18:30. С отдельными кандидатами возможно обсуждение гибридного формата работы (но в любом случае не менее 3 дней в неделю в офисе).